Les décomptes de charges d’un immeuble font apparaître les différentes dépenses liées à son entretien et à sa gestion. Si les postes de ménage dans les parties communes ou les coûts de maintenance des ascenseurs sont facilement compréhensibles, de nombreux copropriétaires n’ont pas une idée précise de ce que couvrent les frais de gestion en copropriété.
La définition des frais de gestion en copropriété
La copropriété et le gestionnaire retenu pour administrer l’immeuble sont engagés par un contrat de service détaillant les prestations courantes confiées au gestionnaire ainsi que sa rémunération de base. Y figurent également des prestations optionnelles dont le coût viendra s’ajouter à la tarification de base dans le cas où la copropriété confie des tâches supplémentaires au gestionnaire.
Les honoraires de gestion courante
Lors de la visite d’immeuble effectuée préalablement à la proposition adressée au syndicat de copropriétaires, le gestionnaire évalue le temps de travail à consacrer par son équipe pour administrer l’immeuble et coordonner toutes les opérations d’entretien du bâtiment. Pour ce faire, il tient notamment compte des critères suivants :
- L’état de la copropriété (un immeuble en mauvais état exige plus de temps qu’un immeuble régulièrement entretenu)
- La nature et le nombre d’équipements collectifs (par exemple, la gestion d’un immeuble avec une piscine, une salle de sport, ou un système de chauffage collectif est plus chronophage qu’une copropriété avec peu de parties communes et dont les condos sont équipés de chauffages individuels)
- Le nombre de portes (la gestion de 10 immeubles de 10 portes prend plus de temps que la gestion d’un immeuble de 100 portes, notamment du fait que chaque copropriété doit se réunir au moins une fois par an en assemblée générale)
- Les problèmes éventuels de la copropriété (existence de procédures judiciaires envers un fournisseur, un voisin, le promoteur etc., difficultés pour recouvrer les charges communes)
- La présence d’employés d’immeubles (qui implique le recrutement, le remplacement durant les congés, la gestion de la paye, éventuellement le licenciement etc.)
En fonction de ces critères, il établit un tarif mensuel “par porte” qu’il multiplie par le nombre de parties privatives puis par 12 afin d’en déduire un forfait annuel. Le gestionnaire détaille également l’étendue des tâches courantes couvertes par ces honoraires dans le contrat.
Les frais de gestion supplémentaires
Les frais de gestion en copropriété sont constitués des honoraires de base et des rémunérations additionnelles. Les prestations suivantes sont en règle générale exclues du contrat de base et peuvent être facturées à l’heure ou à la pièce en fonction des cas :
- la préparation, la tenue et les débours liés aux assemblées générales extraordinaires
- les réunions supplémentaires avec le conseil d’administration (le contrat de base en incluant un certain nombre)
- les débours liés à l’envoi des convocations aux assemblées générales de copropriétaires et à la notification des comptes rendus (frais de copie, d’envois postaux…)
- la gestion des sinistres
- la gestion des litiges et des procédures judiciaires
- le suivi et la gestion de certains travaux
- l’assistance du gestionnaire en dehors des heures indiquées dans le contrat.
À noter que certains frais et honoraires supplémentaires sont directement imputables à un copropriétaire. C’est le cas notamment des coûts liés à une assemblée générale extraordinaire tenue à la demande d’un copropriétaire, ou encore à la réponse établie par le gestionnaire à une demande de renseignements au syndicat des copropriétaires ou à un questionnaire notaire, qui sont monnaie courante dans le cadre d’une vente.
Étant donné que la loi laisse le soin aux parties de fixer les clauses du contrat de gestion, le conseil d’administration de la copropriété a tout intérêt à définir un cahier des charges précis qui servira à établir le contrat. Celui-ci listera les tâches incombant au gestionnaire et comprises dans le tarif de base, ainsi que les prestations supplémentaires, évitant ainsi toute mauvaise surprise le moment venu.