Gérer une copropriété implique parfois de prendre des décisions rapides et cruciales. C’est là qu’intervient l’assemblée extraordinaire, un outil essentiel pour la gestion efficace d’un immeuble (et de ses défis et imprévus).
Mais comment organiser cet événement important ? Quelles sont les étapes à suivre et les pièges à éviter ?
Condo Stratégis, gestionnaire de copropriété reconnu dans tout le Québec, vous fait plonger dans les détails de cette réunion spéciale qui peut faire toute la différence dans la vie de votre copropriété!
Assemblée extraordinaire en copropriété: qu’est-ce que c’est ?
Définition: Une assemblée extraordinaire en copropriété est une réunion convoquée en dehors du calendrier habituel des assemblées générales annuelles.
Son but ? Traiter des questions urgentes ou spécifiques qui ne peuvent attendre la prochaine réunion ordinaire. Ces assemblées permettent au syndicat de copropriété de prendre des décisions rapides sur des sujets cruciaux pour la gestion de l’immeuble, comme:
- Des travaux imprévus,
- Des modifications à la déclaration de copropriété,
- Des situations financières délicates nécessitant une action immédiate.
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Les types d’assemblées extraordinaires en copropriété
Assemblée dédiée à des décisions à caractère d’urgence
Une convocation est envoyée lorsqu’une situation d’urgence survient dans la copropriété, par exemple des réparations urgentes à la suite d’un dégât d’eau ou des mesures à prendre face à un problème de sécurité immédiat dans l’immeuble. Cela peut être aussi le cas lors d’un projet de modification des parties communes qui ne peut attendre plusieurs mois.
Réunion pour des sujets spécifiques aux copropriétaires
Ces assemblées abordent des questions particulières soulevées par les copropriétaires. Elles peuvent concerner des modifications touchant les parties communes, l’installation de nouveaux équipements, la révision des charges communes ou même un problème de vie commune comme des voisins bruyants par exemple.
Une assemblée peut aussi avoir lieu suite à de nouvelles normes votées au Québec, et qui doivent être mises en place au sein de la copropriété pour une mise en conformité.
Assemblée pour un projet ou une problématique particulière
Lorsqu’un projet d’envergure ou une problématique complexe nécessite une attention particulière (p. ex. un plan de rénovation majeur ou l’adoption de nouvelles règles de vie), une assemblée extraordinaire peut donc être organisée.
Le déroulement d’une assemblée extraordinaire
Une assemblée extraordinaire suit un protocole précis pour garantir l’efficacité et la légalité des décisions prises.
Les phases clés: ouverture, discussions et prises de décision
L’assemblée débute par l’ouverture officielle, suivie de la vérification du quorum. Ensuite, les points à l’ordre du jour sont discutés un par un. Chaque copropriétaire a l’occasion de s’exprimer. Les débats se concluent par des votes sur les résolutions proposées, nécessitant souvent un pourcentage précis de voix pour être adoptées: 50 % + 1, 75 % ou, la double majorité, ou, plus rarement, l’unanimité.
Le rôle du président et du secrétaire d’assemblée
Le président de séance, généralement un membre du conseil d’administration, dirige les débats et veille au respect de l’ordre du jour. Il donne la parole aux intervenants et maintient un climat propice aux échanges constructifs.
Le secrétaire, quant à lui, rédige le procès-verbal, consignant le déroulement de la réunion, les interventions importantes et les résultats de chaque vote.
Gestion et calcul des voix et consignation dans le procès-verbal
Le décompte des voix des copropriétaires est une étape cruciale. Chaque décision est soumise au droit de vote, et les résultats sont dûment enregistrés. Le calcul tient compte des copropriétaires présents, de ceux qui sont représentés ainsi que des procurations valides. Toutes ces informations se retrouvent dans le procès-verbal, qui atteste de la légalité des décisions.
Questions fréquentes sur les assemblées extraordinaires
Qui peut demander la tenue d’une assemblée extraordinaire en copropriété ?
La convocation d’une assemblée extraordinaire peut être initiée par le conseil d’administration ou par une demande écrite de copropriétaires représentant au moins 10 % des voix du syndicat (selon le Code civil du Québec). Si le conseil d’administration ne convoque pas l’assemblée dans les 21 jours suivant la demande, ces copropriétaires peuvent le faire eux-mêmes.
Quels délais respecter pour la convocation ?
Selon le Code civil du Québec, un avis de convocation doit généralement être envoyé au moins 10 jours avant la date prévue (et pas plus de 30 jours). Bien que certaines copropriétés optent pour 15 jours, la loi prévoit un minimum de 10 jours pour permettre à tous de s’organiser et de se faire représenter au besoin.
Quelles décisions peuvent être prises lors de cette réunion ?
Lors d’une assemblée extraordinaire, des décisions importantes peuvent être prises, telles que l’approbation de travaux urgents, la modification du règlement de l’immeuble (au sein de la déclaration de copropriété) ou l’adoption d’un budget spécial en cas de dépenses imprévues. Cependant, seuls les points mentionnés à l’ordre du jour peuvent être soumis au vote.
En respectant le cadre légal du Code civil du Québec et en favorisant une communication claire, le syndicat de copropriété peut prendre des décisions rapides et efficaces pour le bien-être de tous les copropriétaires et la bonne gestion de l’immeuble.
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