Une fois qu’un immeuble résidentiel est bâti, le promoteur fait rédiger par un notaire la déclaration de copropriété. Et lorsque l’arpenteur-géomètre a finalisé les plans cadastraux du bâtiment, le notaire est en mesure de la publier au registre foncier, conformément aux dispositions de l’article 1059 et suivants du Code civil du Québec, C.c.Q.
La déclaration de copropriété peut également être modifiée si nécessaire ultérieurement, notamment afin d’être en conformité avec les nouvelles lois régissant l’organisation de la copropriété.
Ce document a un impact direct sur la gestion de la copropriété, notamment sur des éléments comme le droit de jouissance des parties communes, les règles qui vont affecter la gestion quotidienne et les frais de copropriété.
Condo Stratégis, gestionnaire de propriété vous explique tout dans ce guide!
Qu’est-ce qu’une déclaration de copropriété?
La déclaration de copropriété est un document juridique fondamental établi lors de la création d’une copropriété divise au Québec. Rédigée par un notaire, elle encadre les rapports entre les copropriétaires, l’administration du syndicat de copropriété et le fonctionnement de l’immeuble.
Elle permet de définir les droits et obligations de chacun, notamment en matière d’usage des parties privatives et communes, de gestion des charges et de gouvernance.
Ce document obligatoire en droit québécois établit des informations contenues dans des sections précises et organisées. Il permet ainsi de clarifier la description des parties de la copropriété et les responsabilités et les droits de chaque copropriétaire tout en fournissant une structure légale pour l’organisation et l’administration de la copropriété. La déclaration doit:
- définir les règles de fonctionnement et de gestion de la copropriété (modalités d’utilisation des parties communes à usage restreint et parties privatives, répartition des contributions aux charges de l’immeuble, etc.),
- fixer la description des droits et des devoirs du syndicat et des copropriétaires.
Elle comprend trois sections distinctes:
- l’acte constitutif de copropriété,
- le règlement de l’immeuble,
- l’état descriptif des fractions.
Élément substantiel du registre de la copropriété, la déclaration de copropriété est tenue à la disposition de tout copropriétaire qui la demande.
Tout acquéreur d’un lot doit s’y conformer et en assurer le respect par ses locataires, le cas échéant, tant en ce qui concerne la jouissance des parties que leur entretien.
En cas de non-respect d’une disposition de la déclaration, le conseil d’administration peut intervenir en émettant un avis écrit, en entamant une médiation ou, dans certains cas, en intentant une poursuite judiciaire. La déclaration ayant une valeur contractuelle, toute infraction peut engager la responsabilité civile du copropriétaire fautif.
Comment se procurer une déclaration de copropriété?
En règle générale, l’acquéreur d’une fraction se voit remettre la déclaration de copropriété par le vendeur parmi un ensemble de documents officiels (contrat de vente, le plan cadastral, attestations de conformité…). Si ce dernier l’a égarée, il est possible de se tourner vers le syndicat des copropriétaires, qui la détient dans le registre de la copropriété et peut en délivrer une copie.
Pourquoi la déclaration de copropriété est essentielle pour chaque copropriétaire?
La déclaration de copropriété constitue la pierre angulaire du cadre légal de l’immeuble. Elle précise les rôles de chacun, le mode de gestion et le partage des responsabilités. Elle encadre aussi la prise de décision collective, notamment selon le nombre de voix des copropriétaires.
Sa consultation est essentielle avant l’achat, car elle contient parfois une clause pénale applicable en cas de contravention à la déclaration, ou des restrictions quant à l’usage des parties privatives.
Les conséquences du non‑respect de la déclaration de copropriété
Le non-respect des règles inscrites dans la déclaration peut entraîner :
- Des avertissements formels par le conseil d’administration
- Une médiation entre les copropriétaires
- Une poursuite en justice
- L’application d’une clause pénale si elle est prévue dans le règlement
Dans tous les cas, le respect de la déclaration est obligatoire pour tous les copropriétaires, ainsi que pour les occupants de l’immeuble.
Que comporte la déclaration de copropriété?
La déclaration de copropriété se compose de trois parties distinctes comme l’imposent les dispositions de l’article 1052 du Code civil du Québec.
1. L’acte constitutif de copropriété
L’acte constitutif de copropriété définit les éléments suivants:
- La destination de l’immeuble détenu par les copropriétaires (autrement dit l’usage), tant des parties privatives que des parties communes;
- La valeur relative des fractions et la méthodologie utilisée pour la déterminer;
- Le nombre de voix à l’assemblée des copropriétaires attaché à chaque fraction;
- La quote-part des charges communes;
- Le partage des pouvoirs et des devoirs entre l’assemblée des copropriétaires et le conseil d’administration (dans le respect des dispositions de la loi);
- Les dispositions concernant les assurances de l’immeuble et plus généralement toute autre disposition relative à l’immeuble.
Il n’indique toutefois pas les prix de stationnement d’un condo ou d’un appartement dans l’immeuble, mais le syndic qui est chargé de la comptabilité de la copropriété peut certainement vous renseigner à ce sujet.
2. Le règlement de l’immeuble
C’est dans le règlement de l’immeuble que figurent les règles de fonctionnement et de vie de la copropriété, et notamment de l’utilisation des parties communes. Le gestionnaire chargé de la gestion de la copropriété a entre autres pour mission de le faire respecter.
Conformément aux dispositions de l’article 1054 du Code civil du Québec, le règlement de l’immeuble détermine également la procédure de cotisation et de recouvrement des contributions aux charges communes. En conséquence, le gestionnaire est tenu d’appliquer les tâches relatives à la gestion financière de la copropriété dans le respect de cette procédure.
Enfin, il fixe les modalités de nomination des administrateurs ainsi que les règles relatives aux assemblées générales et aux réunions du conseil d’administration.
3. L’état descriptif des fractions
Cette partie contient une description des différentes charges et des éventuelles servitudes de l’immeuble. Elle se présente sous forme de tableaux de répartition des charges et détermine pour chaque lot sa quote-part en fonction du type de charges:
- Charges communes (frais d’entretien de copropriété) générales, aussi appelées frais de condos pour les immeubles jouissant de partie commune telle qu’une piscine, une salle de sport etc;
- Charges ascenseur;
- Pour les types de copropriétés comprenant plusieurs bâtiments: charges particulières bâtiment A, charges particulières bâtiment B;
- Charges des locaux de stationnement lorsque ce sont des parties privatives;
- etc.
Comment modifier la déclaration de copropriété?
La déclaration n’a pas de durée limitée, mais elle peut être modifiée pour répondre aux nouvelles exigences légales ou aux réalités de l’immeuble.
La modification de la déclaration est un processus encadré par le Code civil et nécessite une décision de l’assemblée des copropriétaires.
Quand et pourquoi effectuer une modification ?
Les modifications peuvent viser :
L’ajout ou suppression de fractions
Le changement de l’usage d’une partie privative
L’ajustement aux lois récentes comme les lois 16, 41 ou 141
La suppression de dispositions obsolètes ou illégales
Un projet de modification est présenté à l’assemblée avec un procès-verbal ou une résolution écrite à l’appui.
La publication de la déclaration modifiée doit ensuite être effectuée au registre foncier.
Qui a le pouvoir de modifier la déclaration de conformité?
Seule l’assemblée des copropriétaires a le pouvoir de décider de procéder à des changements affectant la déclaration de copropriété. Et les règles de majorité diffèrent en fonction du type de modification.
En règle générale, le conseil d’administration de la copropriété prend l’initiative d’inscrire la question à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle des copropriétaires. Il joint à la convocation de l’assemblée un projet d’acte de mise à jour ou de modification. Les copropriétaires sont libres d’adopter ou de rejeter la résolution.
La publication au registre foncier des modifications apportées à l’acte constitutif de la copropriété et à l’état descriptif des fractions est une obligation. En revanche, concernant celles affectant le règlement de l’immeuble, il convient simplement de les ajouter au registre de la copropriété.
Administration de la copropriété et respect de la déclaration
La mise en œuvre des règles de la déclaration repose sur une gouvernance claire et structurée, portée par le syndicat.
Le rôle du syndicat des copropriétaires et du conseil d’administration
Le conseil d’administration du syndicat est responsable :
- D’appliquer la déclaration
- De faire respecter les règlements
- De gérer les finances et l’entretien de l’immeuble
- D’intervenir en cas de litige entre les copropriétaires
Il veille au bon fonctionnement de la copropriété et agit dans l’intérêt de tous les copropriétaires.
Le copropriétaire, ses droits et devoirs liés à la déclaration de copropriété
Chaque copropriétaire doit :
- Respecter le contenu de la déclaration
- Participer aux décisions collectives
- Contribuer aux charges selon sa quote-part
- Veiller à la tranquillité de la vie collective
Un copropriétaire ne peut ignorer les obligations sous prétexte de méconnaissance du document. Il est donc essentiel de bien comprendre la déclaration de copropriété.
Contenu de la déclaration de copropriété : ce qu’il faut vérifier avant d’acheter
Avant de conclure l’achat d’une unité, il est essentiel d’examiner :
- La destination des fractions
- Les restrictions d’usage (ex. : location à court terme interdite)
- La clause pénale éventuelle
- Le règlement sur les animaux, les rénovations, etc.
- Les modifications apportées à l’acte constitutif ou au règlement
Cette étape permet d’éviter les surprises et de s’assurer que le fonctionnement de la copropriété correspond à vos attentes.
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FAQ sur la déclaration de copropriété au Québec
Une déclaration de copropriété est-elle obligatoire au Québec?
Oui, pour toute copropriété divise, ce document est exigé par la loi. Sans lui, le syndicat ne peut fonctionner légalement.
La déclaration de copropriété peut-elle être contestée?
Elle peut être remise en question si elle contient des clauses illégales ou non conformes aux lois en vigueur. Dans ce cas, une modification par l’assemblée des copropriétaires peut être requise.
Quelle est la différence entre une copropriété divisée et indivisée?
La copropriété divise implique que chaque copropriétaire détient une fraction précise de l’immeuble (ex. un condo), contrairement à l’indivision où tous partagent une même propriété sans division physique.
Qui est responsable de faire respecter la déclaration?
C’est le syndicat des copropriétaires, souvent via le gestionnaire de copropriété, qui veille à son application et à la gestion des infractions.
Est-ce que la déclaration inclut les règles de vie en copropriété?
Oui, le règlement de l’immeuble fait partie intégrante de la déclaration et encadre les comportements à respecter dans les parties communes.
Quelle majorité faut-il pour modifier la déclaration?
Cela dépend du type de modification. Par exemple, un changement à l’acte constitutif ou à l’état descriptif des fractions peut exiger une majorité renforcée (souvent les 3/4 ou même l’unanimité des voix de tous les copropriétaires), alors qu’une modification du règlement de l’immeuble peut généralement être adoptée à la majorité simple lors d’une assemblée. Le Code civil du Québec précise les seuils requis selon la nature de chaque modification.