Une fois qu’un immeuble résidentiel est bâti, le promoteur fait rédiger par un notaire la déclaration de copropriété. Et lorsque l’arpenteur-géomètre a finalisé les plans cadastraux du bâtiment, le notaire est en mesure de la publier au registre foncier, conformément aux dispositions de l’article 1059 et suivants du Code civil du Québec, C.c.Q.

La déclaration de copropriété peut également être modifiée si nécessaire ultérieurement, notamment afin d’être en conformité avec les nouvelles lois régissant l’organisation de la copropriété.

Qu’est-ce qu’une déclaration de copropriété?

Élaborée généralement par le propriétaire de l’immeuble ou le promoteur, la déclaration de copropriété est un acte notarié en minute qui a pour objectif de:

  • définir les règles de fonctionnement et de gestion de la copropriété (modalités d’utilisation des parties communes et privatives, répartition des dépenses de l’immeuble, etc.),
  • fixer la description des droits et des devoirs du syndicat et des copropriétaires.

Elle comprend trois sections distinctes:

  1. l’acte constitutif de copropriété,
  2. le règlement de l’immeuble,
  3. l’état descriptif des fractions.

Élément substantiel du registre de la copropriété, la déclaration de copropriété est tenue à la disposition de tout copropriétaire qui la demande.

Tout acquéreur d’un lot doit s’y soumettre et la faire respecter par ses locataires le cas échéant.

En cas de non-respect d’une de ses dispositions, le conseil d’administration de la copropriété peut prendre des dispositions allant du simple avis aux poursuites en justice.

Comment se procurer une déclaration de copropriété?

En règle générale, l’acquéreur d’une fraction se voit remettre la déclaration de copropriété par le vendeur. Si ce dernier l’a égarée, il est possible de se tourner vers le syndicat des copropriétaires, qui la détient dans le registre de la copropriété et peut en délivrer une copie.

Que comporte la déclaration de copropriété?

La déclaration de copropriété se compose de trois parties distinctes comme l’imposent les dispositions de l’article 1052 du Code civil du Québec.

1. L’acte constitutif de copropriété

L’acte constitutif de copropriété définit les éléments suivants:

  • La destination de l’immeuble détenu par les copropriétaires (autrement dit l’usage), tant des parties privatives que des parties communes;
  • La valeur relative des fractions et la méthodologie utilisée pour la déterminer;
  • Le nombre de voix à l’assemblée des copropriétaires attaché à chaque fraction;
  • La quote-part des charges communes;
  • Le partage des pouvoirs et des devoirs entre l’assemblée des copropriétaires et le conseil d’administration (dans le respect des dispositions de la loi);
  • Les dispositions concernant les assurances de l’immeuble et plus généralement toute autre disposition relative à l’immeuble.

Il n’indique toutefois pas les prix de stationnement d’un condo ou d’un appartement dans l’immeuble, mais le syndic qui est chargé de la comptabilité de la copropriété peut certainement vous renseigner à ce sujet.

2. Le règlement de l’immeuble

C’est dans le règlement de l’immeuble que figurent les règles de fonctionnement et de vie de la copropriété, et notamment de l’utilisation des parties communes. Le gestionnaire chargé de la gestion de la copropriété a entre autres pour mission de le faire respecter.

Conformément aux dispositions de l’article 1054 du Code civil du Québec, le règlement de l’immeuble détermine également la procédure de cotisation et de recouvrement des contributions aux charges communes. En conséquence, le gestionnaire est tenu d’appliquer les tâches relatives à la gestion financière de la copropriété dans le respect de cette procédure.

Enfin, il fixe les modalités de nomination des administrateurs ainsi que les règles relatives aux assemblées générales et aux réunions du conseil d’administration.

3. L’état descriptif des fractions

Cette partie contient une description des différentes charges et des éventuelles servitudes de l’immeuble. Elle se présente sous forme de tableaux de répartition des charges et détermine pour chaque lot sa quote-part en fonction du type de charges:

  • Charges communes (frais de copropriété) générales;
  • Charges ascenseur;
  • Pour les types de copropriétés comprenant plusieurs bâtiments: charges particulières bâtiment A, charges particulières bâtiment B;
  • Charges des locaux de stationnement lorsque ce sont des parties privatives;
  • etc.
Un bâtiment en copropriété pour illustrer l'usage de la déclaration de copropriété
 

Comment modifier la déclaration de copropriété?

La déclaration de copropriété n’a pas de limite légale de validité dans le temps. Toutefois, il est possible de la modifier à tout moment. Il est d’ailleurs vivement recommandé d’effectuer une mise à jour aussi souvent que nécessaire, et notamment:

  • en cas de suppression, de création de fractions ou encore de modification de limites de parties privatives contiguës,
  • afin de satisfaire aux dispositions des projets de loi 16, 41 et 141 adoptés en 2018 et 2019 du Code civil du Québec (C.c.Q.) qui ont fait évoluer la législation de manière significative.

Bien qu’elle n’ait pas un caractère obligatoire, cette mise à jour, basée sur la bonne volonté des copropriétaires, est nécessaire. En supprimant les clauses qui ne sont pas en conformité avec les nouvelles dispositions du C.c.Q., elle évite en effet que des dispositions obsolètes puissent créer des problèmes d’ordre juridique.

À noter qu’à ce jour, peu de copropriétés qui en ont besoin ont effectué la mise à jour de leur déclaration de copropriété.

Qui a le pouvoir de modifier la déclaration de conformité?

Seule l’assemblée des copropriétaires a le pouvoir de décider de procéder à des changements affectant la déclaration de copropriété. Et les règles de majorité diffèrent en fonction du type de modification.

En règle générale, le conseil d’administration de la copropriété prend l’initiative d’inscrire la question à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle des copropriétaires. Il joint à la convocation de l’assemblée un projet d’acte de mise à jour ou de modification. Les copropriétaires sont libres d’adopter ou de rejeter la résolution.

La publication au registre foncier des modifications apportées à l’acte constitutif de la copropriété et à l’état descriptif des fractions est une obligation. En revanche, concernant celles affectant le règlement de l’immeuble, il convient simplement de les ajouter au registre de la copropriété.

Pour tous vos besoins en matière de déclaration de copropriété, contactez Condo Stratégis

Avez-vous besoin d’établir une déclaration de copropriété pour une nouvelle copropriété ou d’effectuer une mise à jour? Faites confiance à Condo Stratégis et à son expérience de plus de 30 ans en gestion de syndicat de copropriété. Architecte, ingénieur, CPA, fiscaliste ou avocat spécialisé en droit de la copropriété, nous disposons d’une équipe pluridisciplinaire en mesure de vous accompagner dans l’accomplissement de toutes vos démarches concernant votre copropriété lorsque votre immeuble est sous la gestion de Condo Stratégis.