Choisir l’entreprise qui réalisera l’étude du fonds de prévoyance de votre copropriété est une décision importante. Il ne s’agit pas simplement d’obtenir un rapport pour répondre à une obligation réglementaire : cette étude influence directement la planification des travaux, les contributions des copropriétaires et la santé financière du syndicat pour les prochaines décennies.
Au Québec, la réglementation prévoit notamment que l’étude du fonds de prévoyance soit obtenue par le conseil d’administration au minimum tous les cinq ans et qu’elle considère les réparations majeures et les remplacements à effectuer sur une période d’au moins 25 ans.
Alors, comment choisir une entreprise pour réaliser une étude du fonds de prévoyance à Montréal ou ailleurs au Québec ?
- Voici 7 critères à examiner avant de prendre votre décision :
- Vérifier les qualifications du professionnel :
Premier critère, et probablement le plus important : qui réalisera et signera réellement l’étude ?
La réglementation québécoise encadre les personnes pouvant réaliser une étude du fonds de prévoyance. Avant de signer un contrat, le syndicat devrait donc s’assurer que le professionnel responsable possède les qualifications requises.
Ne vous limitez pas au nom de l’entreprise. Demandez qui sera responsable du dossier, quelles sont ses qualifications et quelle expérience il possède en matière de copropriété.
- Privilégier une véritable expertise en copropriété :
Une étude du fonds de prévoyance ne concerne pas uniquement l’état physique d’un bâtiment.
Elle doit tenir compte de la réalité particulière d’une copropriété : parties communes, équipements, réparations majeures, remplacement des composantes, planification des interventions et capacité financière du syndicat.
Une entreprise qui comprend le fonctionnement des syndicats de copropriété sera davantage en mesure de produire une étude qui pourra réellement être utilisée par le conseil d’administration.
- Examiner la qualité et la profondeur de l’étude :
Toutes les études ne se valent pas.
La réglementation prévoit notamment que l’étude contienne une estimation du coût des réparations majeures et des remplacements ainsi qu’une recommandation concernant les montants qui devraient être disponibles dans le fonds et les sommes à y verser annuellement.
Une étude pertinente doit donc permettre au conseil d’administration de répondre à des questions concrètes :
Quels travaux devront être réalisés ? Quand devront-ils être réalisés ? Combien pourraient-ils coûter ? Et combien devrait-on prévoir chaque année pour les financer ?
Plus les réponses sont claires, plus l’étude devient utile.
- Vérifier l’horizon de planification :
Une étude du fonds de prévoyance doit regarder bien au-delà des travaux prévus dans les prochaines années.
Le cadre réglementaire québécois prévoit une planification des réparations majeures et des remplacements sur une période minimale de 25 ans.
Cette vision à long terme est essentielle.
Une toiture, un système mécanique, une enveloppe extérieure ou certains équipements peuvent représenter des dépenses importantes. Les prévoir suffisamment tôt permet au syndicat de répartir l’effort financier sur plusieurs années plutôt que de devoir réagir lorsqu’un problème devient urgent.
- Rechercher une approche liée au carnet d’entretien :
Le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance ne devraient pas être considérés comme deux documents complètement indépendants.
La réglementation prévoit justement que l’étude du fonds de prévoyance soit réalisée en se basant sur la description des réparations majeures et des remplacements contenue dans le carnet d’entretien.
Le carnet permet de déterminer quoi entretenir, réparer ou remplacer et quand intervenir.
L’étude du fonds de prévoyance permet ensuite de déterminer comment prévoir financièrement ces interventions.
Choisir une entreprise capable d’assurer une cohérence entre les deux peut donc faciliter considérablement la planification à long terme du syndicat.
- Évaluer la clarté du rapport :
Un rapport extrêmement technique n’est pas nécessairement un bon rapport.
Les administrateurs doivent pouvoir comprendre les conclusions de l’étude et les utiliser pour prendre des décisions.
Avant de choisir une entreprise, il peut être pertinent de demander comment les résultats seront présentés.
Les travaux prioritaires sont-ils facilement identifiables ? Les coûts sont-ils clairement présentés ? Les contributions recommandées sont-elles expliquées ? Le conseil d’administration pourra-t-il utiliser facilement ces informations lors de la préparation de son budget ?
Une bonne étude doit être techniquement rigoureuse, mais également compréhensible et exploitable.
- Ne pas choisir uniquement en fonction du prix :
Comparer plusieurs soumissions est une bonne pratique. Choisir automatiquement l’offre la moins chère l’est beaucoup moins.
Le prix doit être évalué en fonction de l’étendue du mandat, de l’expertise mobilisée, de la profondeur de l’analyse et de la qualité du rapport final.
Une différence de prix relativement faible peut devenir secondaire lorsqu’on considère les sommes que le syndicat devra planifier au cours des 25 prochaines années.
La meilleure question n’est donc pas seulement :
« Combien coûte l’étude ? »
Mais plutôt :
« Quelle valeur cette étude apportera-t-elle à la gestion financière et technique de notre copropriété ? »
- Pourquoi choisir Condo Stratégis pour votre étude du fonds de prévoyance ?
Chez Condo Stratégis, nous considérons l’étude du fonds de prévoyance comme un véritable outil de gestion à long terme.
Notre approche repose sur une compréhension globale de la copropriété : l’entretien du bâtiment, les interventions futures, leur planification financière et les réalités auxquelles font face les conseils d’administration.
L’étude du fonds de prévoyance et le carnet d’entretien font d’ailleurs partie des outils de gestion réalisés à l’interne chez Condo Stratégis.
Cette approche permet de créer une continuité entre l’entretien de l’immeuble, les travaux à prévoir et la planification financière du syndicat.
L’objectif n’est donc pas simplement de remettre un rapport.
Il est de donner au conseil d’administration une vision claire lui permettant de mieux anticiper les besoins de l’immeuble, de planifier les contributions au fonds et de protéger le patrimoine immobilier de la copropriété.
- Avant de choisir : Posez les bonnes questions :
Avant de confier votre étude du fonds de prévoyance à une entreprise, prenez quelques minutes pour vérifier ces sept éléments :
- Les qualifications du professionnel responsable;
- Son expertise en copropriété;
- La profondeur de l’analyse proposée;
- L’horizon de planification;
- La cohérence avec le carnet d’entretien;
- La clarté du rapport final;
- Le rapport entre le prix et la valeur du service.
Une étude du fonds de prévoyance bien réalisée ne sert pas uniquement à respecter les exigences applicables. Elle permet au syndicat de passer d’une gestion réactive à une véritable planification à long terme.
- Besoin d’une étude du fonds de prévoyance ?
Condo Stratégis accompagne les syndicats de copropriété dans la planification et la conservation de leur patrimoine immobilier.
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