Registre retraçant l’historique du bâtiment, le carnet d’entretien et de gestion est indispensable à la vie de la copropriété et regroupe l’ensemble des interventions déjà effectuées ou à prévoir dans l’immeuble.

Il traduit le souci de saine gestion et de bonne gouvernance de l’immeuble.

Voici un exemple de carnet d’entretien de copropriété :

exemple de carnet d'entretien en copropriété

 

Le carnet de « santé » de l’immeuble

 

Le carnet d’entretien retrace la vie de l’immeuble depuis sa construction. Il reprend les caractéristiques techniques de construction de l’immeuble ainsi que tous les contrats d’entretien et de maintenance, d’assurance et les garanties dont bénéficie la copropriété. 

Il inclut également le plan de gestion d’actifs qui planifie l’ensemble des travaux à venir.

Sa bonne tenue reflète l’investissement des administrateurs dans la gouvernance et la gestion de l’immeuble et est un atout non négligeable lors de la revente d’un appartement de la copropriété.

Il est fréquent durant la vie d’une copropriété que les administrateurs changent. Ainsi le carnet d’entretien sert de fil rouge pour le suivi et la planification des opérations à effectuer. Il permet de connaître à tout moment de la vie de la copropriété l’état de celle-ci au regard des obligations légales et contractuelles et est un véritable vecteur de stabilité au fil des années. 

En effet, sans ce document écrit, la transmission des informations entre les anciens et nouveaux administrateurs ne serait pas toujours assurée correctement. 

Le carnet d’entretien s’inscrit dans une démarche globale et sécuritaire qui permet d’assurer la continuité des opérations en évitant des interventions inutiles ou, pire, l’oubli d’une obligation qui pourrait nuire à la bonne gestion voire même à la sécurité de l’immeuble et de ses occupants.

L’article 1070 du Code civil du Québec a été modifié par le projet de loi 16 en décembre 2019. L’article 1070.2 qui a été ajouté prévoit que « le conseil d’administration fait établir un carnet d’entretien de l’immeuble, lequel décrit notamment les entretiens faits et à faire. Il tient ce carnet à jour et le fait réviser périodiquement. ».

 

Le carnet d’entretien de l’immeuble dans le détail

 

Le carnet d’entretien est un plan quinquennal d’entretien présenté sous la forme d’un tableau. La liste des travaux et des interventions planifiés est détaillée et inclut quelques lignes explicatives indiquant les motifs de ceux-ci.

Toutes les informations concernant le descriptif de l’immeuble doivent apparaître dans le carnet d’entretien :

  • l’historique du site sur lequel est bâti l’immeuble,
  • l’année de construction et/ou de rénovation de l’immeuble,
  • le permis de construction,
  • la description technique de l’immeuble (plans cadastraux, d’architecture et d’ingénierie, différentes études techniques réalisées, etc.),
  • le cas échéant la date de réalisation de travaux importants dans l’immeuble, 
  • les coordonnées et tous les documents liés aux entreprises qui ont réalisé les travaux (plans, devis, garanties, etc.),
  • la date de réception des parties communes et équipements communs par le syndicat de copropriété,
  • la liste des parties communes de l’immeuble incluant leur superficie ou leur volume.

Des informations et documents complémentaires sont également inclus dans le carnet d’entretien de l’immeuble :

  • les contrats de garantie des équipements et autres systèmes,
  • la planification des travaux d’entretien incluant l’historique et le suivi,
  • les contrats de maintenance et d’entretien des équipements mentionnant la date d’échéance desdits contrats,
  • les manuels de maintenance des équipements présents dans le bâtiment.

 

Un outil indispensable à la politique patrimoniale de l’immeuble

 

Un plan pluriannuel de travaux peut ainsi être mis en place afin de définir la politique patrimoniale de l’immeuble en incluant les priorités et le déclenchement des opérations indispensables de maintenance et d’entretien. 

Les professionnels chargés d’effectuer une étude de fonds de prévoyance pourront accéder à l’historique du bâtiment et à toutes les informations nécessaires afin d’avoir une connaissance précise de l’état de l’immeuble et de la durée de vie des différentes parties.

En effet, le fonds de prévoyance a pour objet de prévoir le financement nécessaire à la réalisation de travaux nécessaires pour une période de 30 ans. L’étude du fonds de prévoyance est une démarche indispensable pour assurer la pérennité d’un immeuble en copropriété.

Le carnet d’entretien permet aux intervenants extérieurs de mieux saisir la politique d’entretien établie par le conseil d’administration et aura un effet positif sur l’ensemble des coûts à terme, notamment au niveau des assurances.  

En cas d’absence du carnet d’entretien, il est nécessaire d’engager un travail d’investigation fastidieux qui consiste à retracer l’historique complet de l’immeuble.

 

Les gestionnaires de Condo Stratégis se tiennent à votre disposition pour vous assister et vous conseiller dans la rédaction et la tenue du carnet d’entretien de votre immeuble.

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