Gestion financière et comptabilité de copropriété

Gestion financière et comptabilité de copropriété

Comptabilité de copropriété et gestion financière

La comptabilité du syndicat fait par des professionnels

Depuis le 1er novembre 2016, la gestion financière des opérations effectuées par un syndicat de copropriétaire est devenue plus complexe. En effet, les opérations financières effectuées par celui-ci doivent obligatoirement être comptabilisées par fonds. 

Par exemple, l’article 1071 du Code civil du Québec impose en effet la création d’un fonds de prévoyance. Les copropriétés doivent donc a minima comptabiliser les opérations courantes dans un fonds général ou fonds d’administration et créer un fonds de prévoyance.

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La constitution des fonds

Même si cela semble simple en apparence, la gestion par fonds complexifie la comptabilité de la copropriété. 

En fait, il ne suffit pas, comme beaucoup s’imaginent, d’ouvrir un compte bancaire pour le fonds de prévoyance puisse satisfaire aux exigences de l’article 1071 du Code Civil. 

Le principe qui anime la gestion par fonds est la totale indépendance de ceux-ci les uns par rapport aux autres.

Cela implique comptablement qu’il faut tenir des états financiers pour chaque fonds : 

  • Compte de résultats,
  • Bilan (états financiers),
  • Actif net.

Cette indépendance n’empêche pas malheureusement les opérations inter-fonds qui peuvent parfois ne pas être soldées en fin d’année, notamment en cas d’avance d’un fonds à l’autre en l’absence de liquidités.

Le Code Civil indique pourtant que les actifs du fonds de prévoyance doivent être constamment liquides, limitant de facto les avances du fonds de prévoyance vers les autres fonds. En effet, une dette à recevoir du fonds général ne constitue pas un actif liquide pour le fonds de prévoyance.

La constitution des fonds

Même si cela semble simple en apparence, la gestion par fonds complexifie la comptabilité de la copropriété. 

En fait, il ne suffit pas, comme beaucoup s’imaginent, d’ouvrir un compte bancaire pour le fonds de prévoyance puisse satisfaire aux exigences de l’article 1071 du Code Civil. 

Le principe qui anime la gestion par fonds est la totale indépendance de ceux-ci les uns par rapport aux autres.

Cela implique comptablement qu’il faut tenir des états financiers pour chaque fonds : 

  • Compte de résultats,
  • Bilan (états financiers),
  • Actif net.

Cette indépendance n’empêche pas malheureusement les opérations inter-fonds qui peuvent parfois ne pas être soldées en fin d’année, notamment en cas d’avance d’un fonds à l’autre en l’absence de liquidités.

Le Code Civil indique pourtant que les actifs du fonds de prévoyance doivent être constamment liquides, limitant de facto les avances du fonds de prévoyance vers les autres fonds. En effet, une dette à recevoir du fonds général ne constitue pas un actif liquide pour le fonds de prévoyance.

La tendance est à la multiplication des fonds

Beaucoup de copropriétés ne résistent pas à la tentation séduisante de multiplier les fonds pour mieux compartimenter les opérations du syndicat. 

Ainsi, viennent s’ajouter au fonds de prévoyance obligatoire, d’autres fonds plus exotiques :

  • Le fonds d’entretien et de maintenance, 
  • Le fonds d’amélioration, 
  • Le fonds de rénovation, 
  • Le fonds de peinture,
  • Le fonds d’imprévus, 
  • Le fonds d’auto-assurance, 
  • Le fonds légal, 
  • etc. 

Certes, sur le papier cela paraît séduisant, mais dans la réalité cela complexifie encore plus la comptabilité en créant de nombreux appels de fonds et de nombreuses opérations inter-fonds.

Outre cette complexification de la comptabilité qui a un coût, il devient ensuite très compliqué de bien expliquer les états financiers et même de les comprendre.

Il faut autant que faire se peut, garder cela le plus simple possible et éviter les excès de fonds…

La tendance est à la multiplication des fonds

Beaucoup de copropriétés ne résistent pas à la tentation séduisante de multiplier les fonds pour mieux compartimenter les opérations du syndicat. 

Ainsi, viennent s’ajouter au fonds de prévoyance obligatoire, d’autres fonds plus exotiques :

  • Le fonds d’entretien et de maintenance, 
  • Le fonds d’amélioration, 
  • Le fonds de rénovation, 
  • Le fonds de peinture,
  • Le fonds d’imprévus, 
  • Le fonds d’auto-assurance, 
  • Le fonds légal, 
  • etc. 

Certes, sur le papier cela paraît séduisant, mais dans la réalité cela complexifie encore plus la comptabilité en créant de nombreux appels de fonds et de nombreuses opérations inter-fonds.

Outre cette complexification de la comptabilité qui a un coût, il devient ensuite très compliqué de bien expliquer les états financiers et même de les comprendre.

Il faut autant que faire se peut, garder cela le plus simple possible et éviter les excès de fonds…

Les réserves vues comme une alternative à la multiplication des fonds

Les réserves inscrites dans l’actif net peuvent être un bon compromis à la multiplication des fonds. 

Contrairement au fonds, il n’est pas obligatoire d’ouvrir un compte bancaire distinct pour une réserve. La réserve est simplement inscrite à l’actif lorsque le surplus du fonds d’administration est affecté à un projet à venir. 

Les copropriétaires savent alors que la réserve est constituée et cela donne une raison d’être et une justification au surplus qui pourrait être considéré comme excessif. 

Les réserves sont généralement constituées pour couvrir le montant de la franchise des assurances en cas de sinistre et le montant des imprévus liés à un ou deux sinistres probables. 

En cas de sinistre, les dépenses liées sont déduites comptablement de la réserve qui est alors reconstituée avec une partie du surplus. 

Cela permet d’éviter de créer un fonds d’assurance avec un compte bancaire associé dans lequel il n’y aurait pratiquement aucune opération.  

La création de fonds nécessite une réflexion en amont avec le syndic pour éviter d’engager des frais de gestion pharaoniques. La gestion financière d’une copropriété, c’est avant tout le conseil et l’expérience du syndic au service de la copropriété pour lui éviter certains pièges et quelques erreurs.

Les réserves vues comme une alternative à la multiplication des fonds

Les réserves inscrites dans l’actif net peuvent être un bon compromis à la multiplication des fonds. 

Contrairement au fonds, il n’est pas obligatoire d’ouvrir un compte bancaire distinct pour une réserve. La réserve est simplement inscrite à l’actif lorsque le surplus du fonds d’administration est affecté à un projet à venir. 

Les copropriétaires savent alors que la réserve est constituée et cela donne une raison d’être et une justification au surplus qui pourrait être considéré comme excessif. 

Les réserves sont généralement constituées pour couvrir le montant de la franchise des assurances en cas de sinistre et le montant des imprévus liés à un ou deux sinistres probables. 

En cas de sinistre, les dépenses liées sont déduites comptablement de la réserve qui est alors reconstituée avec une partie du surplus. 

Cela permet d’éviter de créer un fonds d’assurance avec un compte bancaire associé dans lequel il n’y aurait pratiquement aucune opération.  

La création de fonds nécessite une réflexion en amont avec le syndic pour éviter d’engager des frais de gestion pharaoniques. La gestion financière d’une copropriété, c’est avant tout le conseil et l’expérience du syndic au service de la copropriété pour lui éviter certains pièges et quelques erreurs.

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