Le syndicat de copropriété est la personne morale regroupant tous les copropriétaires d’une copropriété indivise. Mais comment quelles sont les formalités à accomplir pour acter sa constitution ? Comment créer un syndicat de copropriété ?
Le plan cadastral
Afin que le notaire puisse publier la déclaration de copropriété, l’arpenteur-géomètre doit établir les plans cadastraux de l’immeuble. Ceux-ci doivent ensuite être enregistrés auprès du Cadastre du Québec du Ministère des Ressources naturelles et de la Faune.
La déclaration de copropriété
Afin de mettre un bien en copropriété, le promoteur ou le propriétaire d’un immeuble déjà bâti rédige ou charge un notaire de la rédaction de la déclaration de copropriété. Il s’agit du règlement des règles de vie et d’administration de la copropriété qui détermine notamment la destination de l’immeuble (résidentielle, commerciale, mixte…), établit quels sont les parties communes, les parties privatives et les modes de répartition des charges. Une fois que ce document est prêt, le notaire procède à l’inscription de la déclaration de copropriété au registre foncier.
L’immatriculation au registre des entreprises
Par ailleurs, le syndicat des copropriétaires doit également s’immatriculer auprès du Registraire des entreprises du Québec dans les 60 jours qui suivent la publication de la déclaration de copropriété au registre foncier. Cette déclaration d’immatriculation doit obligatoirement comporter les renseignements suivants :
- La date de constitution du syndicat
- La liste des administrateurs avec leurs noms, leurs adresses et leurs fonctions au sein du conseil d’administration (ainsi que la date d’entrée en fonction et de fin de sa charge dans le cas du gérant)
- Le nombre de salariés employés par le syndicat (employés d’immeubles, gardiens…).
Les débuts de la copropriété
Le premier exercice financier du syndicat débute à la naissance de la copropriété, les dépenses antérieures restant à la charge du propriétaire initial. C’est également à compter de cette date que le syndicat des copropriétaires est chargé d’assurer la conservation de l’immeuble ainsi que l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, et toutes les opérations d’intérêt commun.
La gestion d’une nouvelle copropriété
Une fois la déclaration de copropriété publiée au registre foncier du Québec, le promoteur ou le propriétaire d’au moins la moitié de l’ensemble des fractions, ou un mandataire qu’il désigne, administre provisoirement l’immeuble. Mais dès lors qu’il ne possède plus 50% de la majorité des voix, le conseil d’administration de l’immeuble doit convoquer dans les 90 jours une assemblée extraordinaire des copropriétaires (assemblée de transition), pour l’élection d’un nouveau conseil d’administration. Celui-ci aura pour mission de gérer l’immeuble pour le compte du syndicat, autrement dit les copropriétaires de lots à la date de l’assemblée. En cas de vente, les futurs acquéreurs, bien que n’ayant pas participé à l’élection de ce conseil, auront également affaire à ce même conseil d’administration. Lors de l’assemblée générale de copropriété qui portera notamment à l’ordre du jour l’élection des membres du conseil d’administration, ils auront cette fois droit de vote pour élire ce nouveau conseil.
Il est nécessaire de suivre plusieurs étapes pour créer un syndicat de copropriété. Il convient d’établir et publier les plans cadastraux, la déclaration de copropriété et d’immatriculer le syndicat au registre des entreprises du Québec. L’immeuble est géré provisoirement par le promoteur ou un administrateur qu’il aura désignés jusqu’à la tenue de l’assemblée chargée de désigner le nouveau conseil d’administration.